わかりやすい マニュアル の 作り方

わかりやすい マニュアル

Add: etyhuc79 - Date: 2020-11-25 18:31:34 - Views: 9697 - Clicks: 9538

社内で業務マニュアルを作る場合には、以下の6つのステップを行うとよいでしょう。 仕様やスケジュールを決める. なんだか面倒になってきたな、と思われる方もいるかもしれません。 業務手順書を作成するのは、正直に言って楽な作業ではありません。通常の業務をこなしながら、業務手順書も作成するようなケースであれば、なかなかにハードな作業かと思います。 でも、考えてみてください。もし自分の部署に3人の新入社員が配属され、毎回同じことを繰り返し口頭で教えるとなったら、どれだけの工数がかかるでしょう。もちろん、1回で完璧に覚えられる保証はありませんから、当然1人につき1回教えればOKというわけではありません。まだ作業が覚えられていないのに、突然出張や異動が発生してしまったら? わかりやすいシステムのマニュアルを作ろう 利用者にとってわかりやすく、使いやすい操作マニュアルを作り方とコツを伝ます。 一番大切なのは、システムの全体像や作業の目的が把握できるフォーマットを作ること。. わかりやすいマニュアルが作りたいという方は、ぜひお試ししてみてください。 マニュアルを作成するということは、難しい業務や作業の効率を上げようとするためです。. マニュアルというのは基本的に、「その仕事の理念や手順について、誰でもわかるように明記した説明書」のようなものであり、特定の仕事・作業を行なう人(あるいは複数人)にとっては「その仕事・作業のハウトゥやお手本になる内容の書面」となります。 一般的に仕事に就き、そこで管理職やそれに近い立場に就いた場合にはこの「マニュアル作り」を一任されることがあるため、あらかじめマニュアルの作り方をしっかり学んでおくとよいでしょう。 まずマニュアルの作り方で最も大切なことは、「自分だけがわかる内容を書かない・誰にでもわかりやすい内容を書く」というもので、そのためには言葉選びはもとより「簡潔に明記すること」が非常に重要になります。. マニュアルを作成する段階で構成を考えたら、それを目次として書き出していきます。それによって、業務全体を見渡すことができ、見落としている業務フローや作業手順をチェックすることができます。 また、良いマニュアルというものは、本文がわかりやすいことも重要ですが、「知りたいことがすぐに見つかる」ことも重要です。マニュアルの目次から読むべき項目を探す際、すぐに該当する箇所が見つからなければ、読み手はマニュアルを読む気が削がれてしまいます。マニュアルがきちんと読まれるように、見やすくわかりやすい目次を作る必要があるのです。. ここまで、業務マニュアル(手順書)について詳しく解説してきました。手順書があると、業務かかるコストあらゆるところで減らすことができます。 例えば、部下からの質問に毎回答えていたとします。その場合、部下が質問する手間、回答するまでのタイムラグ、回答する手間といったコストが発生しています。 実際、昇給したり、ポジションが変わったりすると、どんどん仕事が増えていきます。そのため、自分が「なんとかしなくては」となりがちです。 しかし、手順書があれば「これを見てください」の返事で終わります。つまり、質問にかかっていたあらゆるコストを減らせるのです。 ただ、多くの人は業務マニュアルを作りません。その理由は作り方を知らないからです。その結果、業務マニュアルを作成するのは大変そうだと勘違いしています。 実際は、仮運用レベルの手順書を繰り返しブラッシュアップしていくものです。これが本来の業務マニュアルの作成方法です。 一人で頑張るのではなく、業務マニュアルを活かして周囲を協力しあえる環境を作りましょう。.

分かりやすい業務マニュアルの作り方を解説! 業務の生産性が問われる昨今、ますます重要性が問われるのが「業務マニュアル」です。 業務マニュアルに従って業務を行った経験はあっても、自ら業務マニュアルを作成した経験がある人は少ないのでは. 「提案書」や「要件定義書」は書くのが難しい。読む人がitの専門家ではないからだ。専門用語を使わず、高度な内容を的確に伝えるにはどう. わかりやすいフローチャートにするには、図形は最大でも15個程度 にしましょう。また、見やすくするためには、図形の大きさや位置をそろえるだけでなく、重要な部分は色で強調するなどの工夫が必要です。.

業務手順書と聞くと、すべての仕事に対して作成が必要だと考える人がいます。しかし、すべての仕事に業務手順書を作成する必要はありません。 仕事の中には、チェックリストだけ作成しておけばいいものもあります。では、何を基準にして、業務手順書とチェックリストを使い分ければいいのでしょうか。. 効果的なマニュアルを作成するためには、まず手順書とマニュアルの目的の違いを知ることが大切です。中には、作成が必要なのがマニュアルだと思っていたら、実は手順書が必要だったというケースも珍しくありません。マニュアルと手順書の役割や目的・特性を把握することで、目的にあった良い文書を作成できます。 それぞれの特徴を解説していますので、ぜひ目を通してみてください。. .

目次や構成は、マニュアルを作成する際の、全体の骨組みとなります。建物であれば、細部を仕上げる前に、丈夫な土台や柱などの骨組みを作るように、マニュアルにもしっかりとした骨組みが必要なのです。 骨組みとなる目次や構成があることで、マニュアルに掲載する業務の全体像を見渡すことができます。マニュアルを作成する際は、いきなり本文の執筆に取りかかるのではなく、まずはきちんと構成を作成し、目次にして並べてみることで、質の高いマニュアルとすることができます。. Wordが起動したら白紙の文書を作成します。 3. 業務手順書の利用者が想定されている 2. ITツールの導入も業務効率化には効果的です。書類の作成方法や管理方法などにITツールを導入するだけで、大幅な業務効率化に繋がるケースは少なくありません。本来必要な作業時間が短くなることで生産性が向上することはもちろん、紙や印刷代などのコスト削減にもつながります。 今回紹介した手順書作成にもITツールの導入は効果的です。例えば、クラウド型のプラットフォームを使えば簡単にシンプルで分かりやすい手順書を作成できます。作業に更新があった場合も手軽に改訂してスピーディーに共有できたりと、作業の手間や費用も削減できますので、ぜひ検討してみてください。.

業務手順書の作成は、それだけで本が1冊かけてしまうくらいボリュームがあるものなので、ここでは説明しきれていない部分も多々あります。構成や記載方法等、業務手順書作成のポイントはいろいろあるかと思いますが、使いやすい業務手順書のポイントは、利用者の立場になって作成すること、これに尽きると思います。 わかりやすい マニュアル の 作り方 実際作ってみると、業務手順書作成は手間暇のかかるもので、けして簡単な作業ではありません。しかし、一時的な負荷を除けば、業務知識の共有や作業の属人化解消、業務効率化等、様々なメリットがあります。新入社員研修や、業務引継ぎのためだけではなく、定型業務からの脱却のためにも、業務手順書の作成を検討してみてはいかがでしょうか。. 製造物責任法(いわゆるPL法)に基づき、ユーザーの身体や財産に危害が及ぶことのないように、警告・注意情報を記載します。 基本的にこの部分は、主に法務部において作成するものなので、ページをあけておくだけにする場合が多いです。. 次に、下図のようにEnterキーを少し押し続けて2ページ目が作成されるまで押します。このように改行を先に多めに入れることで、自分の好きな位置から文章を書き始めたり、任意の位置に画像を入れた後、画像の直前や直後にすぐに文章を入力しやすくなります。 6.

上記で確認した情報をグルーピングしてタイトルを付けます。このタイトルが目次になります。 操作が中心のマニュアルであれば、操作手順やタスクごとに情報を構造化することが適切でしょう。 また、ユーザーの閲覧時の動機・目的や周囲の環境・状況に基づいて、適切なメディア(版型やページ数)を選択することも重要です。. 引継ぎマニュアルのフォーマットと構成が決まったら、作業リストや作業手順などを、具体的に記載していきましょう。業務を遂行するうえで必要な情報が、抜け漏れなく、手順に沿って、きちんと整理できているかが重要です。 下記のような基本的な項目が漏れていないか、チェックしながら、まとめていってくださいね. Excelでマニュアルを作成した場合のメリット・デメリット わかりやすい マニュアル の 作り方 メリット :画像が貼り付けやすく動かしやすい。 デメリット:印刷時、A4用紙に綺麗におさまるように印刷範囲や改ページなどの考慮が必要。 Wordでマニュアルを作成した場合のメリット・デメリット メリット :入力した文章や配置した画像が印刷時も画面と同じイメージで出力される。 デメリット :画像を貼り付けてもうまく動かせず、Excelでの作成に戻ってしまうことも。 少し極端かもしれませんが、WordとExcelにおけるマニュアル作成について書かせて頂きました。では私がなぜWordでマニュアルを作成するかというと、やはり印刷時やPDFで出力する時に悩む必要がなく画面のイメージ通りに出力できることが大きいです。 ここからは、私がWordで画像入りのマニュアルを作成する際に行っている好みを方法をご紹介します。この方法が一番正しいということではありませんので、参考までにご覧ください。また普段Excelでマニュアルを作成していてWordを敬遠している方も参考にして頂ければと思います。 今回は、Wordで「Excelの操作方法を説明するマニュアルを作成する」ことを想定し、このマニュアルに画像と補足説明を入れる部分にスポットを当てます。事前準備として、Excelを起動した後、新規のブックを作成して、その画面をキャプチャー(メモリーにコピー)しておきます。この方法については下記のページの手順1. を参考にしてください。 ペイントソフトの紹介編はこちら. 目次(タイトル)の要素を五十音順・アルファベット順に並べ替えるだけでは、索引の意味がありません。 本文中には存在しない場合でもユーザーが想起しそうなキーワードを用意したり、同じ情報を複数の言葉から探すことができるようにするなどの工夫が必要です。. 派遣社員が就業先を退職するときに「引継ぎですべきこと」をまとめました|シゴ・ラボ 2. 構成が定まっており、タイトルや目次から作業内容が想像できる この作業を明日までに終わらせる必要があるのに、記述箇所が見つけられないようでは、業務手順書はその役目を果たせません。 パッと見て、すぐに内容が拾えるような構成で、作業者にとってピンとくるキーワードがタイトルや目次に含まれていると、検索にもかかりやすくなり便利です。 3. 目的が明記されており、業務全体を俯瞰することができる 手順に集中していると見落としがちなのですが、業務の目的を明確にするということも大事な要素です。 何のためにその作業をするのかがわからないと、その工程がどうして必要なのかわかりません。目的が明確であれば、同じ結果を得るために本当に必要な作業だけを判別でき、業務効率化に繋がることもあります。 4.

わかりやすい文章を学んで、「もっと使いやすい業務マニュアル」を目指すなら 別記事「例文で学ぶ わかりやすい文章の書き方 16のルール」は、「使いやすい業務マニュアル」のブラッシュアップに役立ちます。この記事では、やってしまいがちな誤表現. 引継ぎマニュアルを作る際に一番大切なことは、読み手である後任の担当者にとってわかりやすい内容にすること。「自分目線」ではなく、「相手目線」に立って、初めて読む人でも理解できるような「引継ぎマニュアル」を目指しましょう。 業務の全体像から細かな業務までを「点」ではなく「線」でつながるような説明をイメージすると、相手も理解しやすくなりますよ。 次の新天地でのお仕事を気持ちよくスタートできるよう、わかりやすいマニュアルを作って、しっかりと引き継ぎを行ってくださいね。 関連記事: 1. マニュアルというと、紙に印刷した本や冊子のほか、PCで閲覧する文書ファイルなどで用意する企業も多いと思います。 しかし、現在ではクラウド型のプラットフォームでマニュアルを作成・管理できるサービスも登場しています。 「Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)」は、クラウド上で現場の担当者がマニュアルを気軽に作成・編集・更新し、共有できる便利なサービスです。 スマホやタブレットなど、さまざまなデバイスで閲覧できますので、マニュアルの活用度もアップします。業務内容や部署・店舗等に応じてフォルダでマニュアルを分類しておけば、適切な権限管理をしながら、クラウド上でマニュアルを構成することもできます。 Teachme Biz 詳細資料はこちら. 基本となるデザイン(デザインフォーマット作成・イラスト作成ルールの策定)を設計します。 可読性や視認性に配慮し、コストとのバランスも考慮しつつ、製品全体のUXへの貢献という視点も必要になるでしょう。 イラストやレイアウトといったビジュアルのわかりやすさも意識しましょう。. 業務手順書の利用者が想定されている 業務手順書は、業務の担当者が作業をする際に利用するものですが、その担当者は必ずしも業界・業務に精通したベテランとは限りません。そのため、業務手順書は、初心者でも理解できる書き方にする必要があります。 業界特有の用語があり、その用語でないと説明ができないような場合には、用語集を別途作成する等できると良いですね。 2. See わかりやすい マニュアル の 作り方 full list on driver-times. ①業務手順書に記載されている用語や、作業の意味がわからない ②必要な作業手順が見つけられない ③どうしてその作業を行うのか、目的がわからない ④記載内容が複数の意味に読み取れ、判断できない ⑤情報が古く、最新の手順が反映されていない 使いやすい業務手順書とは 1.

業務マニュアルとは?英語ではwork manual、仕事(work)の手順、手引き(manual)の事。日本語では業務のやり方、処理手順に関する文書化された書類の事を「業務マニュアル」と呼んでいる会社、工場が多いです。. 手順書作成の目的の一つは、業務を効率化し生産性を上げることでしょう。当然ながら、生産性を上げる方法は手順書作成だけではありません。手順書作成と同時に、他の業務効率化を行うことも生産性の向上につながります。 そこで、業務効率化の具体的な方法やテクニックを紹介していきます。すぐに実践できるものもありますので、チェックしてみてください。. 「一般的に使用されるマニュアルの作り方」について先述してきましたが、まずマニュアルの作り方で大切なポイントは「読者の視点に立って記載する」ということと、「正確な情報・手順を明記する」という2点になります。 上記のポイントに配慮した上で、「初めてその仕事に携わる人でも、そのマニュアルを読めば必ずその仕事をこなすことができるようにすること」がマニュアルの最大の目的となるため、「その仕事・作業内容について、1から10まで(初めから終わりまで)を、しっかり記載しておくこと」が必須の条件となります。. マニュアルを作成するのは、見やすいわかりやすい活用できるマニュアルを作成するためです。 マニュアルの作り方解説! 見やすい例・テンプレート・見本も紹介!. と言い訳を書いておきます。. わかりやすい マニュアル の 作り方 【例題】ExcelのSheet1の部分を四角の赤枠で強調して、Sheet1をクリックするように案内する補足説明を入れてみます。 1. まず、具体的な作成手順をご説明する前に、そもそも引継ぎマニュアルは何のために必要なのかについて考えてみましょう。たとえば、次のような目的が挙げられます。 ・後任の担当者が、効率良く業務を覚えられるようにするため ・属人的になりがちな業務を標準化し、誰でも作業ができるようにするため ・レクチャーにかかる手間と時間を減らすため ・困ったときの手引きにするため そして、このようなマニュアルの目的を果たすためには、以下の要素を盛り込む必要があります。.

商品のクレームによくあるのが「説明書に(記載が)なかった」という内容です。 単純に顧客の見落としであれば問題ないのですが、そもそも見逃しやすいという時点で不備があります。 このようなトラブルを起こしやすい説明については、ウェイトを太くしたり装飾を施したりするなどして、文字を目立たせる工夫が必要です。 また印刷後に「これが足りない」「追記が必要だった」など気づいてしまってはカバーできないこともあります。 文言や注釈が足りないせいで、トラブルや事故に繋がる可能性があります。 そこで今回は、トラブルを防ぐためにも、取扱説明書や操作説明書などと言われる商品マニュアルの作り方をご紹介したいと思います。. いかがでしたか。今回は「マニュアルの作り方・仕事での注意点・社内への作り方|業務/操作」と題して、「マニュアルの作り方・仕事での注意点・社内への作り方」についての詳細情報のご紹介をはじめ、「マニュアル作り」の基本的な構成技術を徹底的にご紹介しました。 マニュアルの作り方で重要な点は、まず「初めてその仕事に携わる人でも、そのマニュアルを読めばその仕事をこなすことができるようにすること」です。そのためには、常に「読者の視点」に立って文面を記載する必要があり、さらに図解入り・手順を示す番号入りなどの構成を活用し、誰にでもわかりやすくマニュアルを作らなければなりません。 せっかく作ったマニュアルを「使われないマニュアル」にしないために、誰にでもわかりやすい、臨機応変に活用できるマニュアルの作り方をマスターしましょう。. . 「社内へのマニュアルの作り方」についてですが、これも基本的には先述しました「業務マニュアルの作り方」と同じです。 とにかく「その仕事・作業を初めてする人でも、そのマニュアルを読むことで、その仕事を完全にこなすことができるようにすること」を目的として、図解入り・手順番号を振るなどの「わかりやすいマニュアルの作り方」を工夫することが重要です。.

長くなりましたが、ここまでで、Word文書に画像と補足説明を入れる方法をご説明しました。方法は色々ありますが、その中で簡単にできる方法をご紹介しました。 お疲れさまでした。 【電子書籍出版のご案内】 本ブログで扱っている「Excel VBA 入門」の内容が電子書籍(Kindle)になりました。ご興味のある方は、ぜひご覧頂ければ幸いに存じます。. 下図のようにWordの画面上部の「ファイル」タブをクリックします。 4-2. 「Teachme Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。 先述の通りSOP(Standard Operating Procedures)とは、具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPプラットフォームを用いることで、テキストだけでなく画像や動画を効果的に使った「誰でも簡単に内容を理解できる手順書」を作成することができます。 また、クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えることができます。 「Teachme Biz」を運営するスタディストは、「伝えることを、もっと簡単に」をモットーに掲げています。そのため「Teachme Biz」も、手順の共有・管理をシンプルにすることで誰でも簡単に使うことができるツールになっています。 手順書作成ではシンプルであること、わかりやすいことが非常に重要です。 手順書作成にお悩みの方、業務効率化を図りたい方はぜひ一度「Teachme Biz」にご連絡ください。 無料体験デモを行うことができるので、Teachme Bizがあるとどのように業務を効率化することができるのかを実体験していただくこともできます。 最新資料ダウンロード.

「マニュアル」という言葉はもともと外来語であるため、日本語でもそのままカタカナ表記で使用されます。日本語では「仕様書」や「取扱説明書」などの言葉が代用されることがありますが、一般的に多くの会社ではそのまま「マニュアル」として使用されています。 ・manual(マニュアル、入門書、必読書、仕様書、説明書) ・handbook(ハンドブック、便覧、手順書、説明書、案内書) ・compendium(入門書、説明書、マニュアル) ・primer(必読書、原典、辞書、見本、マニュアル) ・entering an institute(入門書、取扱説明書、手順書、マニュアル) ・instructions(導入、手順、必読書、マニュアル) ・vade mecum(必読書、携帯書、便覧). 遠くに住む両親に孫の動画を見せたい家族を想像して作りました。 「かんたん設置ガイド」と書かれた、シンプルなイラストと文字のマニュアルが「世界一わかりやすい取扱説明書(トリセツ)」です。. 下図のようにWordの画面上部の「表示」タブをクリックして「印刷レイアウト」をクリックした後、「ホーム」タブをクリックします。 4.

業務マニュアルを作成するときには、上記の手順で作成します。しかし、作成するときには注意点があります。 例えば、見やすさは大切です。実際、文字だらけの手順書だと読んでもらえなくなってしまいます。 そこで、マニュアルを作成するときのい注意点について紹介します。. までで、Word文書に画像を挿入することができました。次にSheet1の部分を四角形の赤枠で強調してみます。 7. 下図のようにWordのオプション画面が表示されますので、左側のメニューから「詳細設定」をクリック→画面右側を少し下にスクロールして、右側の「切り取り、コピー、貼り付け」中の「図を挿入/貼り付ける形式」のプルダウンメニューから「背面」を選択して、最後に「OK」ボタンをクリックします。 5. では気を取り直して、業務手順書の作り方に進みます。 作り方の大まかな流れは、以下の通りです。 ①スケジュールを作成する まず決めておきたいのは、スケジュールです。完成の目安と利用開始時期はあらかじめ決めておきます。業務手順書作成の失敗例として、何となく作り始めたはいいものの、結局完成できなかったというのもよく聞く話です。ゴールを明確にし、適時フォローができる体制を整えておきましょう。 ②ターゲットを絞る ここでいうターゲットとは、業務手順書の利用者、記載する業務範囲、利用する目的の3点です。このポイントをあやふやなままに作成を進めると、業務手順書の記載粒度や構成が定まらず、使いづらい手順書となってしまいます。どのような目的で業務手順書を作成するのかによって、作成対象とする業務範囲を検討してください。 ③形式・構成を決定する 形式は業務手順書の利用者が使いやすく、メンテナンスがしやすいものが適しています。 私のイチオシはExcelです。たいていどこの会社でも、OfficeソフトはPCに入っているかと思いますので、経費をかけず手軽に始めたい場合に重宝します。構成についてはまずは箇条書きで、業務手順書の目次と記載する内容を検討することをお勧めします。構成が決まったら、業務手順書のフォーマットを作成しましょう。 ④業務手順を整理する 構成をもとに、業務手順をフォーマットに落としていきます。時系列に沿って、いつ、どのタイミングで、誰が、何を使い、どのように処理するのか。5W1Hを意識して整理します。文章は短文を心がけ、読みやすくまとめましょう。業務に精通している人ほど、資料名やツールの正式名称ではなく、略称で記載してしまう傾向がありますが、名称のブレは作業者の混乱を招きます。 そこはぐっとこらえ、面倒でも1つ1つ丁寧に書き出してくださいね。 わかりやすい マニュアル の 作り方 ⑤テスト運用する 業務手順書が作成できたら、早いうちに使ってみてください。実際に業務手順書を見ながら作業をしてみて、この説明も必要だったと気が付くことはよくあります。テスト運用で出た利用者からのフィードバックを業務手順書に反映し、より使いやすい手順書にしましょう。 ⑥メンテナンス方法の検討 忘れてはいけない手順が、メンテナンス方法の検討です。業務手順書が使われなくなってしまう原因の1つは、最新手順が記載されていないことです。 常に最. 目的が明記されており、業務全体を俯瞰することができる 4. 作業内容や判断基準が明確である いつ、どこで、誰が、何をきっかけに作業をスタートし、どのように処理をするのか。なぜその作業を行い、どのような結果が得られるのか。 よく、文章を書く時には5W1Hを気にするように言われますが、業務手順書作成においても重要なポイントです。 例えイレギュラー処理であっても、判断基準が明示されていれば、初めて対応する場合でも戸惑わず、誰にでもできる作業となります。 とはいえ、すべてを明確化するのは難しいケースもありますので、そのような場合には困ったときの対応方法も記載しておくと良いですね。. 業務手順書の利用者を想定し、わかりやすい記述で構成し、作業目的を明確に業務手順書を作成する. 業務マニュアル(手順書)を作成も大切ですが、仕事を自動化するほうが効果が高いことがあります。 なぜなら、業務マニュアルは人に仕事を委任することが目的だからです。つまり、仕事量は変わらないのです。一方で、自動化すれば仕事量そのものを減らすことができます。 たとえば、在庫管理表の更新や売上の報告書を作成する場合、自動化するのはムズカシイことではありません。以下のとおりマクロを使えば、ボタン一つで報告書を作成できるように設定可能です。 動画で紹介しているのは、エクセルの元データから、複数の伝票を自動作成するサンプルです。エクセルマクロを使って、300件以上の取引データから、取引先ごとに伝票を作成します。 このようなルーティン業務の場合、業務マニュアルを作成するより自動化を目指すほうが効果があります。マクロについては、こちらの記事で紹介していますので、あわせて読んでみてください。 www.

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